Cestovné príkazy

Modul Cestovné príkazy zabezpečuje automatizované spracovanie tuzemských aj zahraničných cestovných príkazov od plánovania cesty, cez schvaľovanie až po jej vyúčtovanie. Okrem toho obsahuje funkcionalitu prideľovania a schvaľovania služobných vozidiel, rôzne štatistiky a prehľady.

Životný cyklus "cestovného príkazu" má niekoľko krokov, počas ktorých putuje organizačnou štruktúrou:

• Vytvorenie žiadosti
  Žiadateľ vyplní dátum, cieľ, predpokladané trasy a predpokladané iné náklady. Systém automaticky vypočítava predpokladané cestovné náhrady podľa zvoleného dopravného prostriedku a stravné podľa predpokladaného trvania cesty. Ako prílohu môže pripojiť pozvánku. V prípade častého opakovania rovnakých služobných ciest je možné využiť vytvorenie novej žiadosti kópiou z niektorej existujúcej.
• Odporúčanie schválenia
  Vo väčších organizáciách s komplikovanou organizačnou štruktúrou môže byť využitý inštitút "odporúčateľa". Nadriadení žiadateľa na všetkých úrovniach (až po schvaľovateľa) musia žiadosť odporučiť na schválenie, vrátiť na dopracovanie alebo zamietnuť.
• Schválenie
  Schvaľovateľ (je daný používateľskými oprávneniami modulu, zvlášť pre tuzemské a zvlášť pre zahraničné cesty) žiadosť schváli alebo zamietne.
• Vyplatenie zálohy
  Žiadateľ si vyzdvihne v pokladni zálohu na cestovné náhrady.
• Vykonanie cesty
  Žiadateľ môže v prípade nečakanej udalosti cestu zrušiť alebo po získaní zálohy na cestovné náklady vykonať.
• Vyúčtovanie cesty
  Po návrate z cesty žiadateľ zreálni údaje v žiadosti (skutočné časy, kilometre, hodiny, iné náklady) a vytvorí tak vyúčtovanie cestovných nákladov. Doplní aj správu zo služobnej cesty vrátane príloh. Stravné a cestovné náhrady sa dopočítajú automaticky. Odošle vyúčtovanie na finančnú kontrolu.
• Finančná kontrola
  Kontrolór skontroluje vyúčtovanie, priložené doklady o nákladoch a určí spôsob vyplatenia náhrad v cudzích menách.
• Schválenie
  Schvaľovateľ vyúčtovanie schváli alebo vráti na prepracovanie.
• Vyplatenie vyúčtovania
  Žiadateľ si vyzdvihne v pokladni rozdiel medzi zálohou a skutočnými náhradami a cestovný príkaz sa uzavrie.

Vedúci oddelení majú prehľad o stave cestovných príkazov všetkých svojich podriadených.

Výhodou systému je hlavne automatické vypočítavanie náhrad a stravného počas vypĺňania údajov.