Crystal Office

Crystal Office

Registre verejnej správy

Registre verejnej správy

e-VÚC

e-VÚC

Služby a riešenia

Služby a riešenia
Crystal Office
intranetová "cloud-ready" aplikácia pre automatizáciu administratívnych a riadiacich činností, použiteľná aj ako SaaS

Cestovné príkazy

evidencia, žiadosti, schvaľovanie a vyúčtovanie cestovných príkazov

Modul Cestovné príkazy zabezpečuje automatizované spracovanie tuzemských aj zahraničných cestovných príkazov od plánovania cesty, cez schvaľovanie až po jej vyúčtovanie. Okrem toho obsahuje funkcionalitu prideľovania a schvaľovania služobných vozidiel, rôzne štatistiky a prehľady.

Životný cyklus "cestovného príkazu" má niekoľko krokov, počas ktorých putuje organizačnou štruktúrou:

  • Vytvorenie žiadosti
    Žiadateľ vyplní dátum, cieľ, predpokladané trasy a predpokladané iné náklady. Systém automaticky vypočítava predpokladané cestovné náhrady podľa zvoleného dopravného prostriedku a stravné podľa predpokladaného trvania cesty. Ako prílohu môže pripojiť pozvánku. V prípade častého opakovania rovnakých služobných ciest je možné využiť vytvorenie novej žiadosti kópiou z niektorej existujúcej.
  • Odporúčanie schválenia
    Vo väčších organizáciách s komplikovanou organizačnou štruktúrou môže byť využitý inštitút "odporúčateľa". Nadriadení žiadateľa na všetkých úrovniach (až po schvaľovateľa) musia žiadosť odporučiť na schválenie, vrátiť na dopracovanie alebo zamietnuť.
  • Schválenie
    Schvaľovateľ (je daný používateľskými oprávneniami modulu, zvlášť pre tuzemské a zvlášť pre zahraničné cesty) žiadosť schváli alebo zamietne.
  • Vykonanie cesty
    Žiadateľ môže v prípade nečakanej udalosti cestu zrušiť alebo po získaní zálohy na cestovné náklady vykonať.
  • Vyúčtovanie cesty
    Po návrate z cesty žiadateľ zreálni údaje v žiadosti (skutočné časy, kilometre, hodiny, iné náklady) a vytvorí tak vyúčtovanie cestovných nákladov. Doplní aj správu zo služobnej cesty vrátane príloh. Stravné a cestovné náhrady sa dopočítajú automaticky. Odošle vyúčtovanie na finančnú kontrolu.
  • Finančná kontrola
    Kontrolór skontroluje vyúčtovanie, priložené doklady o nákladoch a určí spôsob vyplatenia náhrad v cudzích menách.
  • Vyplatenie
    Žiadateľ si vyzdvihne v pokladni rozdiel medzi zálohou a skutočnými náhradami a cestovný príkaz sa uzavrie.

Vedúci oddelení majú prehľad o stave cestovných príkazov všetkých svojich podriadených.

Vodiči organizácie môžu využiť výkaz pre vodiča, na ktorom v zjednodušenej forme vyúčtovávajú jazdy za celý mesiac. Správca autoparku má k dispozícii prehľad o plánovaných cestách na každý deň a o dostupných vozidlách organizácie. Vďaka tomu môže prideľovať autá na jednotlivé cesty (s vodičom alebo bez) alebo môže zlúčiť viac cestovných príkazov do jedného vozidla, pokiaľ majú spoločnú alebo trasu.

Generuje redakčný systém BUXUS CMS od spoločnosti ui42