Registratúra

Modul Registratúra slúži pre automatizáciu správy registratúry, pre všetky organizácie, ktoré potrebujú spracovávať veľké množstvo dokumentov. Aplikácia je vybudovaná na základe platnej legislatívy ako je zák. 149/1975 Zb., 332/92 Zb. Uľahčuje a zefektívňuje príjem, evidenciu, vytváranie a vybavovanie záznamov. Aplikácia zároveň automatizuje prácu pri archivácii a vytváraní potrebných písomností. Systém bol navrhnutý v súlade s požiadavkami zákona NR SR č. 395/2002 o archivácií a registratúrach a je certifikovaný odborom archívov a registratúr MV SR.

Modul Registratúra podporuje predovšetkým tieto hlavné funkcie:

• Príjem a odoslanie predmetu registratúrnej služby
• Centrálnu evidenciu a identifikáciu predmetu registratúrnej služby
• Vyraďovanie predmetu registratúrnej služby
• Sledovanie pohybov predmetu registratúrnej služby
• Vyhľadávanie predmetu registratúrnej služby podľa definovaných kritérií
• Ukladanie predmetu registratúrnej služby (skartačný proces a archivácia)

Okrem týchto hlavných funkcií Registratúra umožňuje:

• evidovať nové záznamy
• viesť samostatné denníky pre jednotlivé útvary na evidovanie špeciálnych záznamov (dôverné informácie, účtovnícke informácie, personalistika, interné smernice...)
• priraďovať záznamy spisom, tlač spisového obalu
• sledovanie lehôt na vybavenie
• delegovanie zodpovednosti (napr. v prípade choroby)
• v podateľni rozdeliť dokumenty spolu s vytlačením potrebných dokumentov
• sledovanie aktuálneho umiestnenia dokumentu, evidovanie zapožičaných spisov, tlač reverzov, výpožičných lístkov, ...
• na konci roku uzatvorenie registratúrnej knihy, vytlačenie požadovaných zostáv, automatické prevedenie neuzatvorených spisov do nového roku s novými číslami, ...
• sledovať lehotu uloženia, prípadne túto lehotu predĺžiť (napríklad v prípade čakania na preklad), nie však skrátiť.
• vytlačiť vyraďovací a odovzdávací zoznam
• sledovať činnosť podriadených pracovníkov (stav nevybavených spisov, ich lehoty,...)
• vedenie zoznamu používaných skratiek spolu s možnosťou tieto skratky vytlačiť pre potreby tlačenej podoby denníka
• vyhľadávanie podľa definovaných kritérií
• definovanie tokov dokumentov (napr. schvaľovací proces odchádzajúcej pošty), iniciovať tok dokumentu na základe definovaného postupu
• vytvárať tzv. protokoly – samostatné evidencie pre rôzne typy dokumentov (napríklad evidencia spisov pre jednotlivé organizačné útvary zvlášť, evidencia interných predpisov, atď.)
• v rámci jednotlivých protokolov (evidencií) vytvárať „virtuálne“ zakladače (šanóny)